Foreningens vedtægter blev vedtaget ved den ordinære generalforsamling 15. februar 2025
§1 Navn Foreningens navn er Midtsjællands Rollespilsforening og er stiftet d. 10. september 2008. Foreningen er hjemmehørende i Ringsted Kommune. Foreningens cvr nummer er 3166 3105. Kommunikation med foreningen foregår via foreningens hjemmeside, mail eller de sociale medier, som den siddende bestyrelse vælger.
§2 Formål Foreningens formål er at udbrede kendskabet til live rollespil. Dette skal opnås ved at lave live rollespil under ordnede forhold, med den gode oplevelse i højsædet. Vi ønsker, gennem rollespillet, at skabe et socialt forum for børn og unge. Det tilstræbes at afholde live rollespilsarrangementer den 3. lørdag i måneden.
§3 Medlemsskab Som medlem kan optages enhver over 9 år, der kan vedkende sig de nærværende vedtægter og samværspolitikken. Dog skal det bemærkes, at medlemmer under 18 år skal have en tilladelse fra forælder/værge. Dette gælder for nye medlemmer indmeldt efter april 2023. Bestyrelsen kan give dispensation til børn under 9 år, såfremt en forælder/værge deltager sammen med barnet. Stk. 2. Bestyrelsen kan sætte et medlem i karantæne eller udelukke et medlem, når der findes grund herfor jf. vedtægter og samværspolitik. Det medlem, der sættes i karantæne eller udelukkes, kan anke kendelsen på generalforsamlingen. Den udelukkede person skal varsle bestyrelsen om dette senest 7 dage før generalforsamlingen. Hvis et medlem bliver udelukket eller sat i karantæne, kan medlemmet udbede sig en skriftlig forklaring og/eller et møde, hvor grunden præciseres. Bestyrelsen kan på et sådant møde, der skal afholdes inden førstkommende generalforsamling, ophæve udelukkelsen eller karantænen, hvis mindst 2/3 af bestyrelsen stemmer herfor. Stk. 3. Idet foreningen laver arrangementer for personer under 18 år, forventes det, at alle deltagere opfører sig anstændigt, og at man ikke er påvirket af alkohol. Overtrædelse af dette medfører øjeblikkelig bortvisning fra spillet samt udelukkelse/ karantæne fra foreningen. Stk. 4. Foreningen kan vælge at lave arrangementer for personer på 16+ af social karakter, hvor der kan gives dispensation, så der kan indtages alkohol. Det skal foregå under ordnede forhold og i god ro og orden. Dog vil foreningen ikke forestå salg af alkohol.
§4 Generalforsamling Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i forlængelse af februar eller marts måneds spilledag. Invitation til generalforsamlingen, samt dagsorden, kommunikeres på foreningens hjemmeside senest 21 dage før. Stk. 2. En lovlig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antal af fremmødte medlemmer. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Møde- og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der har betalt kontingent for indeværende år, inden generalforsamlingen starter. Man kan deltage i generalforsamlingen virtuelt. Forælder/værge kan stemme på vegne af medlemmer under 16 år. Stk. 3. Personer, der af bestyrelsen, er udelukket og har ønsket at anke beslutningen, har ret til at møde op og stemme i egen sag uden at have betalt kontingent for indeværende år. Får den udelukkede person medhold i anken, kan personen indbetale kontingent for kommende år og deltage i resten af generalforsamlingen med stemmeret. Såfremt personen ikke får medhold i sin anke, kan personen ikke genoptages i foreningen og skal derfor forlade generalforsamlingen. Stk. 3a. Bestyrelsen kan i forbindelse med personsager anbefale at personer under 16 år, forlader salen under dette punkt af hensyn til deres eget velbefindende. Stk. 3b. Personer, der ikke er til stede under sagsfremstillingen, mister deres stemmeret til dette punkt. Stk. 4. Bestyrelsen kan indbyde udefrakommende til at deltage i generalforsamlingen, hvis det skønnes, at de har en relevant viden eller information, der kan være til gavn for generalforsamlingen. Disse har ingen stemmeret på generalforsamlingen og skal følge de af generalforsamlingen angivne retningslinjer. Stk. 5. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 7 dage før generalforsamlingen. Det tilstræbes, at alle indkomne forslag offentliggøres på hjemmesiden senest dagen før generalforsamlingen. Stk. 6. Forslag til vedtægtsændringer skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen, og skal offentliggøres på hjemmesiden senest 7 dage før generalforsamlingen. Forslag til vedtægtsændringer stillet af bestyrelsen skal fremgå af indkaldelsen til generalforsamlingen. Vedtægtsændringer træder i kraft med øjeblikkelig virkning. Stk. 7. Det er ikke muligt på generalforsamlingen at stille yderligere forslag, men det er muligt at foreslå rettelser til de indkomne forslag. Stk. 8. På generalforsamlingen afgøres alle sager ved simpelt flertal (over halvdelen af de afgivne gyldige stemmer). Ved behandling af forslag til vedtægtsændringer, skal mindst 2/3 af de fremmødte stemme for disse vedtægtsændringer. Stk. 9. Der føres protokol over vedtagne beslutninger. Protokollen underskrives af dirigenten og referenten.
§5 Dagsorden Den ordinære generalforsamling afholdes efter følgende dagsorden:
Valg af dirigent (og referent)
Behandling af eventuelle anker
Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning
Forelæggelse af det reviderede regnskab
Behandling af indkomne forslag
Fastsættelse af kontingent
Orientering om årets budget og godkendelse heraf
Valg af
Bestyrelse
Suppleanter
Revisor
Eventuelt
§6 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når flertallet af bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst ¼ medlemmer stiller skriftligt krav herom med forslag til dagsorden. Stk. 2. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 5 uger efter, at kravet herom er modtaget af bestyrelsen, og den skal indvarsles i lighed med den ordinære generalforsamling.
§7 Bestyrelsen Foreningen ledes af en bestyrelse på 5-7 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen med op til 4 medlemmer i lige år og op til 3 medlemmer i ulige år. Der vælges op til 2 suppleanter, der er på valg hvert år. Det tilstræbes, at et af bestyrelsesmedlemmerne er 15-18 år. Hvis et bestyrelsesmedlem er trådt ud af bestyrelsen før tid, kan der på generalforsamlingen vælges medlemmer til at træde ind i resten af valgperioden. Stk. 2. For at kunne stille op som bestyrelsesmedlem eller suppleant ved generalforsamlingen, skal man være medlem af foreningen. Stk. 2b. Et medlem under 16 år, kan stille op til bestyrelsen sammen med en forælder/værge. De vil i så fald beklæde ét mandat sammen. Barnet vil have stemmeretten, undtagen ved personsager. Forælder/værge skal træde ud af bestyrelsen og overlade mandatet til medlemmet, måneden efter medlemmet er fyldt 16 år. Stk. 2c. Forældre/værge til medlemmer under 16 år kan stille op til bestyrelsen på vegne af medlemmet. Fylder barnet 16 år i løbet af valgperioden, kan forælder/værge sidde valgperioden ud. Stk. 3. Man kan vælges til bestyrelsen in absentia. Kandidaturet skal i så fald indgives skriftligt til bestyrelsen senest 7 dage før generalforsamlingen. Stk. 4. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og kasserer og fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden. Stk. 5. Bestyrelsen tilstræber at opnå enighed i alle beslutninger. Beslutninger, der ikke kan indgås ved enighed eller kompromis, afgøres ved afstemning. Ved stemmelighed har formanden den afgørende stemme. Stk. 6. Der skrives referat ved bestyrelsesmøder. I forbindelse med sager der har en personfølsom karakter eller af andre grunde kan indeholde følsomme oplysninger, er bestyrelsen pålagt tavshedspligt. Denne tavshedspligt gælder også efter en udtrædelse af bestyrelsen. Medlemmer kan pr. mail bede om at få udleveret referater. En sådan forespørgsel skal imødekommes inden for 7 dage. Skulle referaterne indeholde personfølsomme eller andre følsomme oplysninger, vil disse blive udeladt fra det tilsendte. Stk. 7. Bestyrelsen samarbejder med arrangører om foreningens arrangementer. Alle arrangører er bestyrelsens betroede hjælpere, og alle skal godkendes af bestyrelsen. Som udgangspunkt har arrangørerne mulighed for selv at vælge deres samarbejdspartnere. Imidlertid er det bestyrelsen, der suverænt bestemmer, hvem der kan sidde i arrangørgruppen. Arrangører og bestyrelse aftaler løbende indbyrdes, hvordan samarbejdet konkret udfoldes. Stk. 8. Der indhentes børneattest på alle bestyrelsesmedlemmer, arrangører og hjælpere over 15 år. Det forventes, at alle opfører sig anstændigt og forbilledligt overfor medlemmer samt holder en respektfuld tone indbyrdes. Stk. 9. Bestyrelsen kan vælge eksterne samarbejdspartnere i det omfang, bestyrelsen finder det gavnligt. Stk. 10. Bestyrelsen tilstræber at vælge et medlem, der kan sidde som repræsentant for MRF i lokalrådet.
§8 Tegningsregler og hæftelse Foreningen tegnes udadtil af formanden og mindst ét yderligere bestyrelsesmedlem i forening. Ved vidtgående beslutninger, eksempelvis salg af materiel, tegnes foreningen af den samlede bestyrelse. Stk. 2. Indkøb af materialer til under kr. 1000,00 til brug ved arrangementer kan foretages af personer, der er udpeget af bestyrelsen. Ved større beløb skal formand og kasserer godkende disse. Stk. 3. Bestyrelsen kan udstede fuldmagt. Stk. 4. Foreningen kan ikke optage gæld uden godkendelse af generalforsamlingen. Stk. 5. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsesmedlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen. Stk. 6. Foreningens medlemmer, herunder bestyrelsesmedlemmer, har ikke krav på nogen del af foreningens formue, udbytte, økonomisk gevinst eller materiel.
§9 Økonomi, regnskab og revision Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Det tilstræbes, at bestyrelsen afgiver driftsregnskab og status til revision senest 1. februar. Stk. 2. Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for budget samt regnskab Stk. 3. Foreningens regnskab føres af kassereren Stk. 4. Medlemsdatabase ajourføres af bestyrelsen. Opbevaring af data kan ske hos samarbejdspartner valgt af bestyrelsen. Opbevaring af data, herunder personfølsomme oplysninger, skal overholde gældende lovgivning.
§10 Opløsning Foreningen kan kun opløses på en lovligt indvarslet generalforsamling, og kun såfremt 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og 3/4 af disse stemmer herfor. Stk. 2. Dersom generalforsamlingen ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling med 8 dages varsel, som tidligst kan afgives på dagen for den første generalforsamling og senest 14 dage senere. Stk. 3. På den sidste generalforsamling kan foreningens opløsning vedtages endeligt såfremt 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer herfor. Stk. 4. I tilfælde af foreningens ophør træffer generalforsamlingen beslutning om anvendelse af foreningens evt. formue, der dog under alle omstændigheder skal gives til foreninger med lignende formål.